Tijdelijk tot € 5.200,- extra vrije ruimte in de werkkostenregeling, gebruik het nog voor 1 januari 2021!

 In Blogs, Fiscaal, Salaris/HRM

Weet jij zeker dat jij deze optie volledig benut?!

De werkkostenregeling (WKR): wat zijn ook alweer precies de regels?
De werkkostenregeling (WKR) is al weer enige tijd verplicht voor alle werkgevers, maar blijft een lastig onderwerp. Welke vergoedingen en verstrekkingen zijn belast en welke onbelast ?

Het is een hele klus om dit allemaal op een correcte wijze te administreren. Hieronder leggen wij je uit wat de regels zijn en welke kosten wel/niet belast zijn en hoe je deze het beste kunt administreren.

Wat houdt de werkkostenregeling (WKR) in?
In principe is alles wat je als werkgever aan een werknemer geeft of vergoedt loon. Gelukkig is echter bepaald dat niet alle vergoedingen, verstrekkingen en voorzieningen voor jouw werknemer worden belast. Onder de WKR mag je maximaal 1,7% van de fiscale loonsom tot en met € 400.000 plus 1,2% van het restant van die loonsom aanwenden voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor je werknemers.

Voor 2020 is het percentage van 1,7% in verband met de Coronacrisis tijdelijk verhoogd naar 3% van de fiscale loonsom tot en met € 400.000. Hierdoor kun je dus tot wel € 5.200,- extra aanwenden voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen!

Dit is de ‘vrije ruimte’ en je betaalt hierover dus geen loonbelasting. Je betaalt een eindheffing van 80% over alles wat je daarboven wel vergoedt. Het is echter niet zo dat alle vergoedingen en verstrekkingen ten koste van de vrije ruimte gaan.

Gebruik de vrije ruimte bijvoorbeeld om toch nog een bonus uit te keren, of misschien een eenmalige thuiswerkvergoeding? Geen idee hoeveel vrije ruimte je nog hebt en wat je nog zou kunnen doen? Wij wel, dus bel gerust even zodat we je verder kunnen helpen.

Vijf mogelijkheden
Wanneer je als werkgever iets aan je werknemer vergoedt, dan zijn er vijf mogelijkheden. De vergoeding wordt gezien als:

  1. Intermediaire kosten;
  2. Een gerichte vrijstelling;
  3. Nihilwaardering;
  4. Kosten binnen de vrije ruimte (binnen 1,7% van de fiscale loonsom tot en met € 400.000 plus 1,2% van het restant van die loonsom);
  5. Kosten buiten de vrije ruimte (buiten 1,7% van de fiscale loonsom tot en met € 400.000 plus 1,2% van het restant van die loonsom).


1. Intermediaire kosten
De kosten die de werknemer voor de werkgever heeft gemaakt zijn intermediaire kosten. Hierbij moet je denken aan de kosten die de werknemer betaalt voor een zakelijke lunch, parkeerkosten of een relatiegeschenk dat je werknemer voorschiet. Deze rekeningen worden bij jou gedeclareerd en hierover hoef je geen belasting te betalen, omdat dit niet wordt aangemerkt als loon. Ook gaat deze vergoeding niet ten koste van de vrije ruimte.

2. Een gerichte vrijstelling
Bepaalde vergoedingen en verstrekkingen zijn door de Belastingdienst vrijgesteld. Deze gerichte vrijstellingen kunnen dus onbelast vergoed worden en gaan eveneens niet ten koste van de vrije ruimte. De onderstaande zaken vallen onder deze vrijstellingen:

  • Kosten voor woon- en werkverkeer (tot € 0,19 per kilometer);
  • Treinkaartjes;
  • Zakelijke overnachtingen;
  • Maaltijden bij overwerk en koopavonden;
  • Cursussen, seminars en opleidingen;
  • Personeelsfeest op de werkplek;
  • Laptops;
  • Een verhuizing vanwege de dienstbetrekking (op minimaal 25 kilometer van werk);
  • Vergoeding voor het aanvragen van een verklaring omtrent gedrag (VOG);
  • Kosten voor werknemers die tijdelijk worden uitgezonden naar het buitenland.

3. De nihilwaardering
Wanneer je voorzieningen op de daadwerkelijke werkplek vergoedt (bijv. koffie/cup a soup) dan wordt dit gezien als nihilwaardering. Hierover dien je geen belasting te betalen en dit gaat ook niet ten koste van de vrije ruimte. Bij nihilwaarderingen is het wel van belang dat deze alleen gelden als het loon in natura betreft en geen vergoedingen in geld. Er zijn (naast koffie/cup a soup) natuurlijk meer voorzieningen op de werkplek waar je geen belasting voor hoeft te betalen. Onderstaand volgen de zaken die aangemerkt worden als nihilwaardering.

Inrichting van de werkplek
Alle voorzieningen (zoals bijv. bureau, vaste computer, kopieerapparaat, pennen, papier) waarvan het niet gebruikelijk is dat deze op een andere plek worden gebruikt, vallen onder inrichting van de werkplek.

Apparatuur
Apparatuur (zoals laptops/tablets) die ook door werknemers buiten de werkplek gebruikt kunnen worden, met als aandachtspunt dat de apparatuur voor minstens  90% zakelijk gebruikt wordt.

Consumpties
Consumpties die geen deel uitmaken van een volledige maaltijd zoals bijvoorbeeld koffie, fruit, koekjes en cup a soup.

Bedrijfskleding
Bedrijfskleding die vrijwel alleen geschikt is om tijdens werktijd te dragen zoals bijvoorbeeld uniformen en bedrijfskleding met een logo erop.

Smartphones
Smartphones die mede op de werkplek worden gebruikt, met daarbij het aandachtspunt dat deze voor minimaal 10% zakelijk wordt gebruikt.

Arbovoorzieningen
Een Arbovoorziening welke verplicht ter beschikking wordt gesteld vanwege de Arbeidsomstandighedenwet, maar deze voorziening moet wel (gedeeltelijk) op de werkplek worden gebruikt.

Bedrijfsfitness
Ook bedrijfsfitness valt onder de nihilwaardering, mits de fitness op de werkplek plaatsvindt. Wanneer het een abonnement bij de dichtstbijzijnde sportschool betreft, dan valt dit wel onder de vrije ruimte.

Huisvesting
Huisvesting en inwoning op de werkplek valt onder de nihilwaardering, zolang de werknemer niet officeel op de werkplek woont.

4. Kosten binnen de vrije ruimte
Vergoedingen ten laste van forfait zijn alle vergoedingen die niet in één van bovenstaande categorieën vallen, zoals bijvoorbeeld personeelsfeestjes, personeelsreisjes, kerstpakketten en maaltijdvergoedingen in geld. Je betaalt over vergoedingen ten laste van forfait wel belasting, in tegenstelling tot intermediaire kosten, gerichte vrijstellingen en nihilwaardering, echter niet over het gehele bedrag. Wanneer de vergoeding binnen de vrije ruimte valt, is het ook vrijgesteld van belasting. Zoals reeds eerder vermeld wordt de vrije ruimte bepaald op basis van 1,7% van de fiscale loonsom tot en met € 400.000 plus 1,2% van het restant van die loonsom. Het is dus mogelijk deze te besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan jouw werknemers. Ook kun je dit aan jezelf besteden, mits je zelf op de loonlijst staat.

Deze vergoedingen en verstrekkingen kennen wel een zogenaamde gebruikelijkheidstoets. Dat wil zeggen dat deze niet voor meer dan 30% mogen afwijken van wat normaal is c.q. in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is.

5. Kosten buiten de vrije ruimte
Wanneer het bedrag dat je besteedt aan vergoedingen boven de vrije ruimte uitkomt, dan besteedt je meer dan de norm en moet je over dat deel belasting betalen. Dit geschiedt in de vorm van een eindheffing van 80%.

Wanneer je als werkgever een eindheffing verschuldigd bent in verband met het overschrijden van de vrije ruimte van een kalenderjaar, dan dien je de eindheffing uiteraard tegelijk aan te geven met de aangifte over het tweede aangiftetijdvak van het volgende kalenderjaar.

Er is nog een andere mogelijkheid als je meerdere ondernemingen hebt die onder hetzelfde moederbedrijf vallen. Het is toegestaan een verzoek in te dienen om meerdere ondernemingen gezamenlijk te beoordelen. Het is voor het jaar 2020 niet aan te bevelen om gebruik te maken van de concernregeling, aangezien per 1 januari 2020 de vrije ruimte verhoogd is van 1,2% naar 1,7% van de fiscale loonsom tot en met € 400.000 plus 1,2% van het restant van die loonsom.
Wanneer je optimaal profijt wilt hebben van deze verhoging is het wellicht aan te bevelen om de WKR apart toe te passen voor alle ondernemingen.

 

Mocht je over bovenstaande nog vragen hebben, kun je contact opnemen met je contactpersoon van AccountAnders.

Mis geen slimme tips meer!

Meld je hieronder aan voor de digitale nieuwsbrief!


    Lees meer tips in de laatste blogs:

    Recent Posts
    Kennismaken?

      Vul hieronder je gegevens om een kopje koffie in te plannen of ga naar onze contactpagina.