De AVG komt er aan, ook voor jou als werkgever

Met nog enkele weken te gaan voordat de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) geldt, zijn veel organisaties bezig om zich voor te bereiden op deze nieuwe privacywet.

Als je personeel in dienst heeft ben je wettelijk verplicht een personeelsadministratie te voeren. Een personeelsadministratie waarbinnen naast de “basale” personeelsgegevens rondom de persoon van de medewerker en diens salaris veelal ook andere gegevens vermeld staan zoals ziek- en herstelmeldingen, functionerings- en beoordelingsgesprekken, leasecontracten en noem maar op.

Nagenoeg alle persoonsgegevens van medewerkers worden vastgelegd. Je hebt van je medewerkers een hoop privacygevoelige informatie voorhanden. De impact van de AVG (per 25 mei 2018 van toepassing) op de manier waarop je de personeelsadministratie voert is groot. Zo dient HR bijvoorbeeld sollicitatieprocedures, personeelsdossiers, bewaartermijnen, administratie en uitwisseling van gegevens bij ziekte en re-integratie in overeenstemming met de AVG te brengen. Onderstaand zes aandachtspunten over de AVG voor HR.

1. Breng informatiestromen binnen de HR-afdeling in kaart

Documenteer onder andere welke persoonsgegevens de HR-afdeling verwerkt, van wie persoonsgegevens en met welk doel deze worden verwerkt en met wie de persoonsgegevens worden gedeeld. Al deze informatie vormt de basis voor de voorbereiding op de AVG.

2. Bepaal hoe je omgaat met een datalek

Aangezien binnen een kort tijdsbestek verschillende acties ondernomen dienen te worden, raden wij aan een beleid datalekken op te stellen. In dit beleid kun je op duidelijke wijze vast leggen hoe binnen jouw organisatie wordt gehandeld indien er sprake is van een datalek of wanneer een datalek vermoed wordt.

3. De betrokkene heeft recht tot inzage in zijn persoonsgegevens

Gelet op het recht van inzage, is het van belang dat de HR-administratie op orde is. Daarnaast moet je er rekening houden dat het ‘’heimelijk’’ opbouwen van een personeelsdossier risicovol is.

4. Persoonsgegevens mogen niet tot in oneindigheid worden bewaard

De AVG bepaalt dat persoonsgegevens niet langer bewaard mogen worden dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. Er staat geen concrete bewaartermijn in de AVG.

5. Informatieplicht

Onder de AVG dien je werknemers, maar ook sollicitanten, heldere informatie te geven over onder andere de persoonsgegevens die je verwerkt, voor welk(e) doel(en) je deze gegevens verwerkt en de rechten die zij hebben.

6. De zieke werknemer

Voor jou als HR-medewerker is het van belang om te weten welke gezondheidsgegevens je mag vragen en verwerken van een sollicitant en van een zieke werknemer.

Voor meer informatie kun je contact opnemen met één van onze adviseurs.

E. salarissen@accountanders.nl
T. 085 – 760 8500

Bron: Hr Xpert